Control de precintos de seguridad: cómo evitar incidentes

Son numerosos los sectores o negocios que necesitan utilizar precintos de seguridad para garantizar la inviolabilidad de una mercancía o la trazabilidad de un producto. Por ello sus aplicaciones y funciones son muy diversas, pero ¿cómo llevar un adecuado control de precintos de seguridad: cómo evitar incidentes y que cumplan con sus objetivos?

Existen diferentes pasos en todo procedimiento para el control de precintos que son fundamentales. Vamos a conocerlos.

Proceso para cómo llevar un adecuado control de precintos de seguridad: cómo evitar incidentes

El proceso para el control de precintos de seguridad en una empresa abarca distintos momentos desde la compra de los mismos, hasta su retirada.

1. Adquisición de los precintos de seguridad

Lo más conveniente es que la compra de los precintos de seguridad corresponda a una o dos personas que hayan sido designadas para ello, de tal forma que puedan hacerse responsables de los pedidos realizados. ¿Qué pautas deberán cumplir?

• El encargo deberá realizarse desde una sede o localización que el fabricante pueda identificar.
• Es importante que los responsables de la empresa se aseguren de que el fabricante de precintos de seguridad sea serio antes de realizar un pedido.
• Deberá especificarse en la hoja de pedidos el tipo de precinto de seguridad solicitado, la cantidad, las características adicionales necesarias o personalización, así como su envío a la persona o personas adecuadas.

2. Recepción y almacenamiento

Una vez realizada la compra, cuando el pedido llega a la empresa, el responsable de inventario de precintos deberá comprobar no sólo si se ha enviado el número correcto, sino también si cuenta con la correspondiente numeración consecutiva y con el nombre de la compañía o sus iniciales. Si detecta que la serie no está completa o algún otro fallo deberá comunicarlo.

Lo más habitual es realizar un inventario de precintos para que queden registrados antes de su almacenamiento y su posterior uso. En este sentido, para un adecuado control de precintos de seguridad, estos deben almacenarse en un área concreta a la que solo puedan acceder, por motivos de seguridad, la persona o personas encargadas de los mismos.

3. Registro de salidas de los precintos

Para un mayor control de los precintos de seguridad que van a ser utilizados y asignados a un vehículo, deberá anotarse diariamente la actividad en un libro de registro de salidas. Será importante que contenga los siguientes datos:

• La fecha y la hora en la que se aplica el precinto de seguridad
• El número del vehículo asignado
• El destino de la carga
• El nombre de la persona responsable que aplica el precinto
• La identificación del conductor que va a llevar la carga

4. Colocación de los precintos de seguridad

Los precintos deben ser correctamente colocados en la carga y verificados por personal capacitado para ello por la empresa. De esta forma es fundamental seleccionar el precinto de seguridad adecuado según su nivel de protección, entre los que podemos destacar:

• Los precintos de alta seguridad: con una gran resistencia de rotura a la tracción –de más de 1.019 kg- y que requieren de uso de tenazas para su apertura.

• Los precintos de seguridad: resistencia a la tracción a partir de 230 kg. En algunos modelos es necesario el uso de herramientas especiales para su apertura.

• Los precintos indicativos: son los que ofrecen un menor nivel de seguridad y cuya función principal es la de identificación.

5. ¿Qué hacer ante un precinto dañado o perdido?

Dependiendo de la incidencia que se registre, deberán seguirse una serie de pautas:

1. Si el precinto ha resultado dañado durante su colocación: debe ser guardado en un lugar seguro para evitar el uso fraudulento del número de precinto. Además, antes de proceder a su destrucción final, debe quedar constancia de la incidencia en el inventario correspondiente.
2. Si es necesario romper un precinto de seguridad antes de su llegada al destino final: deberán registrarse una serie de datos como el nombre de la persona que ha roto el precinto, el motivo por el que lo ha roto, la hora y la fecha exacta y el número de serie de precinto.
3. Ante la pérdida de un precinto: debe realizarse la denuncia correspondiente de la pérdida del precinto en la que se incluya el número de serie.

6. Retirada de precintos de seguridad

Para la retirada de precintos de seguridad en el destino se deberá en primer lugar hacer una comprobación visual. A continuación, solo podrá retirar el precinto el personal autorizado para ello, haciendo uso del correspondiente registro de entradas. En él deberá figurar el nombre, el número de serie y la información codificada que aparezca en el precinto, el nombre del transportista, la fecha y la hora, y el número de contenedor. Todo ello se verificará con la información presentada para asegurarse de que el precinto es el colocado en origen.

Antes de destruir el precinto de seguridad deberá comprobarse el estado del mismo para asegurarse de que no ha sido acortado o falsamente precintado, y en caso de detectar alguna incidencia deberá quedar debidamente reflejada en el registro de entrada.

¿Cómo reforzar el proceso para el control de precintos?

Pero además de todas las pautas descritas anteriormente, se puede reforzar la seguridad para evitar incidencias con una serie de recomendaciones:

• Si la empresa utiliza siempre un mismo color de precinto, es aconsejable cambiarlo cada cierto tiempo para evitar la utilización de precintos viejos.
• En caso de contenedores o camiones, es conveniente asegurarse de que las bisagras de la puerta y la manilla no se pueden abrir sin violar el precinto.
• Utilizar precintos de seguridad de diferentes colores para identificar géneros, entradas o salidas de envíos, así como periodos de tiempo.

Recuerda que en Precintia disponemos de todo tipo de precintos de seguridad, sea cual sea tu sector de actividad, o el tipo de aplicación para la carga que necesites transportar o el producto que desees asegurar. Y si todavía tienes dudas de cómo llevar un adecuado control de precintos de seguridad: cómo evitar incidentes, ponte en contacto con nosotros, ¡te ayudaremos a encontrar el mejor!