Cómo enviar documentos confidenciales con seguridad

Cómo enviar documentos confidenciales con seguridad

A pesar de que hoy en día Internet ha facilitado la transmisión de la información de todo tipo, en muchos casos no ha sustituido a los medios tradicionales. Y es que el manejo de documentos confidenciales en papel sigue siendo estando presente en muchas empresas.¿Cómo enviar documentos confidenciales con seguridad?

Ya hemos visto en otras ocasiones en Precintia que la seguridad es especialmente importante cuando hablamos de enviar materiales de alto valor como pasa en el transporte de dinero en efectivo o muestras biológicas. Ocurre algo similar tratamos con documentos confidenciales.

A la hora de abordar el envío de este tipo, hay que:

1. Exigir las máximas medidas de seguridad a la agencia de transporte

Cualquier descuido en el transporte de los documentos confidenciales puede ser determinante para que estos sufran un robo o manipulación indebida. Las consecuencias de este error podrían ser altamente costosas para la empresa que trata de proteger su información, por lo que la agencia de transporte ser consciente y debe responder ante ello. Por ello, asegúrate de que el transportista:

• Cuenta con experiencia en el manejo y envío de documentos confidenciales.
• Dispone de vehículos seguros y preparados para el manejo de este tipo de documentos y que garanticen un transporte completamente cerrado con el fin de prevenir sustracciones, pérdidas o accesos no autorizados. Por ejemplo, una buena práctica es utilizar precintos y etiquetas de seguridad para proteger tanto camiones como furgonetas de reparto.
• Tiene personal cualificado controlado desde la propia empresa (no terceros) que puede hacer frente a esta responsabilidad.

2. ¿Cómo enviar documentos confidenciales con seguridad?

Aparte de conseguir un acuerdo de confidencialidad o NDA por sus siglas en inglés (non-disclosure agreement) con el receptor de la información, a la hora de preparar el envío hay que buscar por todos los medios que sobre que contenga los documentos esté a la altura.

En esta línea, vamos a resaltar las opciones que hay para el envío de documentos confidenciales:

– Sobres de alta seguridad antimanipulación

Existen varios tipos de sobres de alta seguridad cuyo principal elemento antimanipulación es el fuerte adhesivo con que cuentan para el cierre y la resistencia de los materiales usados en su fabricación. De esta forma, en Precintia puedes encontrar:

• Sobres courier con adhesivo permanente: este tipo de pegamento evita que se pueda reutilizar y alerata de posibles manipulaciones. El plástico blanco cuenta con gran opacidad, de manera que el interior no es visible.

• Sobres de alta seguridad: este modelo de sobre antimanipulación va un paso más allá e incluye líneas laterales impresas para prevenir que se corte y se vuelva a pegar y numeración correlativa y/o código de barras. Por supuesto, cuenta con un adhesivo de alta seguridad. Se usa también para el transporte de fondos.

– Bolsas y valijas de seguridad

Las bolsas y valijas de seguridad están pensadas para envíos de mayor cantidad de documentos confidenciales. El mecanismo que garantiza su inviolabilidad consiste en un sistema de precintado integrado en la cremallera. De él hablamos largo y tendido en nuestro post sobre tipos de bolsas de seguridad, donde repasamos las distintas variantes de cierres seguros.

A diferencia de los sobres de seguridad para documentos confidenciales, las valijas y bolsas de seguridad son reutilizables, ya que lo que se rompe es el precinto que las sella.

Desde la empresa, es necesario tomar las medidas necesarias para que el transporte de documentos confidenciales se haga de la forma más segura posible y evite en todo momento filtraciones indeseadas. Los sobres, bolsas y valijas de seguridad están especialmente diseñados para ello. Si quieres más información detallada de todas las medidas y modelos disponibles, no dudes en contactar con nosotros y estaremos encantados de poder asesorarte.